各学院：
 　 根据今年的工作安排，档案馆现开始集中接收2011年度学籍档案和优秀毕业生论文档案。请各学院务必于3月29日前结束上述档案立卷归档工作。现将有关具体事项通知如下：
 　 一、文件材料立卷归档的范围　
  （一）2011届毕业生学籍、成绩等相关材料。
  （二）优秀毕业生论文材料及电子版。
 　 二、立卷归档要求
 　 （一）各学院要充分认识档案工作的重要性，加强领导，统筹安排，做好相关材料的收集、整理，在规定时间内完成立卷工作。
 　 （二）学籍档案以班级为单位组卷，卷内附卷内目录。在有内容页右下角用打码机打印三位页码（001、002……），在左侧三孔一线进行装订，孔径应在3.5mm左右，使用棉线线绳；装订时应注意边距。凡有装订到档案内文字等造成档案破损等情况，均视为不合格档案，档案馆不予接收。
  （三）档案装具领取方式：四方校区各学院请到档案馆领取档案装具，黄岛长江路校区、嘉陵江路校区各学院请到本校区教务科领取。
  （四）优秀毕业生论文以专业为单位，每专业选择1—2份优秀论文装订归档（装订要求同学籍档案），其中包括论文周记、论文等，并同时以刻录光盘的方式归档电子版。
  （五）各学院兼职档案员认真审核归档材料是否完整、合格。立卷归档的文件材料须是原件，复印件原则上不得归档。
 　 （六）今年学籍档案继续同步施行网上立卷归档。各学院可登录“档案管理系统”（http://211.64.205.30/），开展网上立卷归档工作。
 　三、各学院兼职档案人员如有变动，请及时通知档案馆，以便开展有关业务培训。
 四、档案的移交：四方校区各学院请于3月29日前将上述档案直接移交至档案馆；黄岛校区各学院请于3月28日前完成装订整理工作，档案馆将于3月29日赴黄岛校区集中收取。具体时间为：长江路校区：29日上午9:00——12:00；嘉陵江路校区：29日下午2:00——5:00。移交档案时，同时附移交清册一式两份，双方签字，以备查考。
 五、移交清册和卷内目录请到以下网址下载：http://office.qtech.edu.cn/dak/dakindex.htm

 　 地点：图书科技楼1612
 　 电话：85071061


 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　教务处　档案馆
 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 2012.3.2